社用車を保有・業務に使用している企業では、事故など様々なリスクを軽減し最適な社用車利用を行うために、社用車管理をしっかりと行うことが重要です。
しかし、「社用車管理」と言っても、具体的に何をどう管理したらよいか分からないと疑問をお持ちの方や、社用車管理をより効率的に行いたいと考えている方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、社用車管理の重要性・管理を行う目的とともに、法律上の義務や効率的な管理方法に関しても詳しくご紹介していていきます。
1. 社用車管理とは？
社用車管理とは、その名の通り企業が保有し使用している社用車・運転者を、安全確保やコスト最適化、法令遵守など様々な目的で継続的に管理することを指します。
そもそも社用車とは、法人などが所持し、業務のために使用する車すべてを指す言葉です。
営業車などとその違いが混同されがちですが、「社用車」と言った場合には営業車も含め荷物の搬送に使う車など、あらゆる使用目的で業務に用いられる車を指すことが多いでしょう。
そんな社用車に対し、企業は適切な管理を行わなければならないということですね。
2. 社用車管理を行う目的とその重要性
社用車管理が行われるのには、次のような3つの目的があります。
その目的から、社用車管理の重要性について知っていきましょう。
2-1. 事故などのリスク軽減
まずは、事故リスクを軽減することです。
車は使用により劣化・摩耗が進んだりと、点検やメンテナンスを怠れば、不具合が発生し事故リスクが高まります。
社用車管理を適切に行って常に車両の状態を把握しながら、運転者である従業員に対しても安全運転意識を高めることで、交通事故を未然に防ぐことができるでしょう。
2-2. コストの管理・削減
社用車の維持には、点検費や部品費、保険料、ガソリン代など様々なコストがかかっているでしょう。
そんな社用車のコストを適切に管理し、コストの削減につなげることも、社用車管理の重要な役割のひとつです。
また、社用車そのものはもちろん社用車の運行状況も合わせて把握し、管理することで、走行ルートの最適化などにも役立てることができるでしょう。
2-3. 法令遵守のため
車両の定期的な点検・整備や運転日報作成など、社用車管理は、法令で義務付けられているものに関わることも多くあります。
これらの法令順守のためにも、社用車管理は適切に行う必要があります。
3. 社用車管理で必要な法律上の義務とは？
社用車管理の一環となる取り組みの中には、法律上義務付けられているものがいくつかあります。
- 安全運転管理者の選任
- 運転日報の作成と保管
- アルコールチェック
これらの主な業務について、詳しく見ていきましょう。
3-1. 安全運転管理者の選任
まず、安全運転管理者を選任することです。
- 定員11人以上の自家用自動車を1台以上所有している
- 自家用自動車を5台以上使用している
上記どちらかの条件に当てはまる事業所では、道路交通法において、社用車・従業員の安全確保のための様々な業務を行う安全運転管理者の選任が義務付けられています。
安全運転管理者について、詳しくは以下の記事もご覧ください。
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3-2. 運転日報の作成と保管
続いては、運転日報の作成です。
運転日報は、運転者の氏名や運転の開始・終了日時、走行距離など、社用車の運行状況を記録するものです。
こちらも安全運転管理者の業務のひとつとして法的記載のあるもので、作成した運転日報は最低でも1年間、できれば5年間はしっかりと管理・保存しておくことが求められています。
紙でもデータでも良いので、しっかりと保存しておきましょう。
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3-3. アルコールチェック
もうひとつが、運転前後のアルコールチェックです。
2022年の道交法改正や2023年12月の更新により、アルコール検知器を用いてチェックを行うこと、またその結果を最低1年間保存管理することが義務付けられています。
対面チェックが難しい場合などもあるかもしれませんが、測定結果を送信する、写真を提出するなど、義務となっているため工夫しながらしっかりと欠かさず実施することが重要ですね。
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4. 社用車管理で行うべき業務とポイント
安全運転管理者の選定とともに、運転日報作成・アルコールチェックなど、法的義務に関する管理内容をご紹介しましたが、社用車管理において、行わなければならない業務・ポイントは他にもあります。
ここでは、さらに社用車管理において行うべき業務とそのポイントをご紹介していきます。
4-1. 車両管理規程の作成と運用
車両管理規程とは、前述のアルコールチェックや社用車の利用目的、私的利用点検・整備について、事故時対応についてなど、社用車を従業員全員が同様に使用し、トラブルを避けるためのルールをまとめたものです。
規程が定められていることで、事故時に企業の管理責任などを証明することも可能です。
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4-2. 車両管理台帳の作成
次に、車両管理台帳の作成です。
これは社用車の車両そのものを管理するための一覧表のようなもので、
- ナンバー・車体番号
- 購入情報
- 走行距離
- 保険に関する情報
- 点検・車検の期限
などを記載し、一元管理を行います。
台帳は点検の情報・走行距離など、継続的に情報を更新し、データを常に最新に保つことが重要ですね。
4-3. 定期的な点検の実施
精密機械であり、時間経過や使用頻度により劣化していく社用車の安全を保ち、事故やトラブルを防ぐためには、定期的な点検を実施することも重要です。
車検・定期点検といった義務付けられた定期的な点検を漏らさずに行うことはもちろん、日常点検もいち早く不具合を見つけるためには有効な手段です。
チェックシートを作り、運転時など日常的に点検を行うことをルール化するのも効果的です。
5. 車両管理システム導入もおすすめ！
ご紹介したように社用車管理は法的義務の遵守のためにも、企業・従業員を守るためにもしっかりと行っていかなければなりませんが、適切な管理のために、特に安全運転管理者の負担は大きなものになるでしょう。
その業務負担を軽減し、より効率的に安全運転管理を行うためにおすすめなのが、車両管理システムの導入です。
車両管理システムとは、社用車の車両管理・安全確認をIT化し、効率的に行うことができるシステムです。
その機能・サービスはシステムによっても様々で、主に以下のような機能があります。
- 企業の持つ車両の一元管理
- アルコールチェックの連携確認・点呼
- 事故情報の管理
- 事故など緊急時の通知
- 車両コストの最適化のための比較
- 運転日報の入力
車両管理システムにより、企業が安全かつ最適な自動車の使用を行うためのサポートを、パソコンやスマートフォンなどを活用してより効率的に行えます。
システムを導入することで、安全運転管理者の負担を減らし、より安全な運行が可能になるでしょう。
社用車を使用している企業は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
今回の記事では、社用車を使用している企業では欠かせない社用車管理について、その重要性と法的義務、また行うべき管理内容やポイントについて紹介しました。
社用車管理を適切に行うことは、事故防止やコスト削減など、企業にとって大きな意味があります。
車両管理システムなども取り入れながら、効率的に管理を行っていきましょう。
よりリスク軽減などに力を入れたいという方は、車両管理のアウトソーシングも選択肢のひとつです。
リンク：https://www.carmanagementservice.com/bpo/
