リモートワークの普及や働き方改革の進展により、企業における業務スタイルは大きく変化しています。外出先や自宅からの業務が増える中で、車両の利用方法や管理体制も従来とは異なる対応が求められるようになっているのも実情です。
また、社用車だけでなくシェアリングカーや個人車両の利用も増えたことから、車両管理が複雑化しやすい点が課題となっています。管理の目が届きにくくなることで、運用ルールの徹底や安全管理、コスト把握が難しくなるケースも見られます。
そこで今回は、リモートワーク時代における車両管理の課題を整理したうえで、適切な管理方法や車両管理システムの活用ポイントについて分かりやすく解説します。
1. リモートワークなど働き方の変化による車両管理の課題
車両管理とは、社用車や業務で使用する車両について、使用状況や点検・整備、保険などの情報を適切に把握・管理することを指します。車両を保有し従業員に使用させる企業にとっては、安全性の確保や法令遵守、コスト管理の観点から、欠かせない業務の1つです。
しかし近年、リモートワークや直行直帰、フレックス勤務といった多様な働き方が広がる中で、従業員の行動や車両の利用状況をリアルタイムで把握することが難しくなっています。結果として、情報共有の遅れや管理の属人化、確認作業の増加といった課題が生じやすくなっているのも実情です。
従来の管理方法では対応しきれないケースも増えていることから、働き方の変化に合わせた新たな車両管理の仕組みづくりが求められています。
2. 仕事で使う車両の種類
仕事で使う車両の種類は、主に「会社の車両」「シェアリングカー」「個人の車（マイカー）」の3種類に分類されます。それぞれ運用方法や管理のしやすさ、リスクが異なるため、特徴と注意点を踏まえたうえで適切に使い分けることが重要です。
ここからは、各種類の詳細や特徴、管理上の注意点について解説します。
2-1. 会社の車両
会社が用意する車両で、リース契約による車両やすでに購入している固定資産車両などが該当します。
社用車として最も多い種類で、基本的に会社の近辺で車両の保管場所を確保し、使用されています。ただし、使用する実態に応じてその運用を変更するのも重要です。
例えば、「ほとんど会社に出社せず、直行直帰で仕事を済ませる」という勤務体系の場合、車両が主に保管されている場所で車両を登録すべきでしょう。
直行直帰の頻度が月に半数以上ある場合、車両の主な保管場所は自宅となるため、会社の車両を自宅住所で登録することになります。
つまり、車検証上の所有者名義は会社、使用者名義は個人となります。この場合、「自宅に駐車場を確保する」ということが大前提となります。
逆に、直行直帰の頻度が低い場合については、「会社の近辺で駐車場を確保する」と考えられています。
2-2. シェアリングカー
近年、街中で多く見かけるカーシェアリングサービスやレンタカーを利用して、一時的に業務で使用する車両を指します。
会社車両のように、車両自体を管理する必要が無いため、総務部門にとっては管理する手間が無くなりますし、使用部門にとっても必要な時に必要な車両を調達できるため、効率的に運用できるサービスと言えます。
ただし、利用頻度が高い場合はコストが割高になる可能性があり、結果として車両を保有したほうが効率的なケースもあります。
また、使用する場所の近くにカーシェアステーションやレンタカー会社がなければシェアリングカーを利用できないため、業務エリアによっては使いづらい点にも注意が必要です。
2-3. 個人の車両
従業員や管理者がプライベートで保有・使用している車、いわゆるマイカーが該当します。
マイカー使用は、直行直帰が多い場合は車両の保管場所等で悩む必要がないため効率的な手段となるでしょう。しかし、管理対象が社外にあるため、車両の整備状況や保険加入状況の把握が難しく、ルール整備や管理体制の構築が重要になります。
また、マイカーとはいえ、従業員が業務に使用する場合は民法（第709条・第715条）によって会社が責任を負わなければならないと定められている点にも注意が必要です。
【個人の車両を業務に使用する場合の注意点】
使用車両の管理使用する車両の種類が業務で使用するにふさわしいかどうか、事前に許可し、管理する制度が必要となります。車格や車種、色も型も普通の車が望ましいと考えられます。
社員からは「何をもって"普通"と言うか」と言われることもあるでしょうが、「真っ赤なスポーツカー」や、「大型のSUV」等で客先へ向かうケースは現実的とは言えません。人それぞれに解釈の違いはあるかと思いますが、10人中9人の人が「これはいかがなものか」と思うような車は採用を避けたほうが良いと思われます。
●自動車保険の期日管理
保険証券回収自動車保険が未加入のまま使用している場合があるので注意が必要です。また、保険の補償内容も確認する必要があり、特に相手に対する補償については、手厚く加入しておく必要があると考えます。（対人・対物は無制限にする等）
万が一の場合、損害賠償請求は会社にも及ぶ可能性があるためです。それらの管理を行うため、更新都度、保険証券のコピーを回収する運用が必要になります。
●車検の期日管理
車検期日管理自動車保険と同様の管理が必要なのが、車検の期日管理です。会社の業務として使用を許可している以上、その期日を管理する責任は会社にもあると考えられるためです。よって前述の自動車保険の際と同様に、更新都度、車検証のコピーを回収する運用が必要になります。
●交通事故発生時の管理
交通事故勤務時間外の事故であれば、会社が責任を問われるケースは稀かと思いますが、勤務時間中にマイカーで交通事故を発生させた場合においては、会社も責任を問われるケースが出てくるかと思われます。マイカーとはいえ業務中に発生した事故については、会社へ報告させる運用が必要になります。
●各種費用の精算
車両維持コストイメージ車両の償却費用、整備費用、保険料、燃料代金等、各種費用が発生します。マイカーの場合、公私の区分が難しくなるため、導入前に車両管理規定等で運用ルールを正しく決めておく必要があります。
3. リモートワーク時代の車両管理に！車両管理システムの導入
リモートワークや直行直帰など働き方が多様化する中で、従業員の移動状況や車両の利用実態を把握することが難しくなっています。こうした課題に対応する手段として有効なのが、車両管理システムの導入です。
車両管理システムを活用すれば、車両情報や使用状況を一元的に管理できるだけでなく、リアルタイムでの状況把握や情報共有も可能になります。これにより、離れた場所で業務を行う従業員の動きも把握しやすくなり、効率的かつ適切な車両管理を実現できます。
3-1. 車両管理システムでできること
車両管理システムでは、車両やドライバーに関するさまざまな情報を可視化し、管理業務の効率化や安全対策の強化を図ることができます。例えば、GPSによる位置情報の把握や走行データの記録、日報の自動作成などにより、業務状況をリアルタイムで把握可能です。
また、運転傾向の分析や危険運転の検知機能を活用することで、安全運転指導や事故防止にもつながります。こうした機能により、リモートワーク環境でも安定した車両管理体制を構築できます。
なお、車両管理システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つがあります。キムラユニティーの車両管理システム「KIBACO」は、インターネット経由で簡単にサービスを利用できるクラウド型のシステムとなっています。
（リンク：KIBACO）
4. 車両管理システム導入のメリット
車両管理システムを導入することで、従来の手作業による管理では対応しきれなかった課題を解消できるだけでなく、日々の業務における効率や安全性の向上も期待できます。
ここからは、車両管理システムの導入による主なメリットを、3つの観点から解説します。
4-1. 業務負担の軽減
車両管理システムを導入することで、車両情報や日々の運行状況、点検・整備履歴などを一元管理できるようになります。これまで手作業で行っていた日報作成やデータ集計も自動化されるため、管理者やドライバーの事務負担を大幅に軽減できるでしょう。
特にリモートワーク環境では、対面での確認や報告が難しくなるため、情報共有の遅れや確認工数の増加が課題となりがちです。車両管理システムを活用すれば、離れた場所からでもリアルタイムで状況を把握できるため、拠点をまたいだスムーズな情報共有と業務進行が可能になります。
4-2. 事故防止
車両管理システムは、事故防止の観点でも有効です。走行データや運転傾向を可視化することで、急ブレーキや速度超過などの危険運転を把握しやすくなり、ドライバーごとに適切な安全運転指導を行えます。
リモートワークや直行直帰が増えると、管理者の目が届きにくくなるぶん、安全管理の難易度が高まります。システムによって運転状況を常時把握できる環境を整えることで、遠隔でも適切な指導やフォローが可能となり、安全対策の強化につながります。
4-3. コストの適正化
車両管理システムの導入は、コストの適正化にも寄与します。車両の稼働状況や走行データを可視化することで、無駄な運行や非効率なルートを見直しやすくなり、燃料費の削減につながります。
さらに、リモートワークの普及により車両の利用頻度や稼働状況に変化が生じている企業も少なくありません。システムを活用して実態を把握することで、過剰な車両の削減や適正配置が可能となり、保有コストの見直しにもつながります。
5. 車両管理システムはどう選ぶ？
車両管理システムは多様な種類があり、機能や費用、使い勝手もサービスごとに異なります。導入後に「使いこなせない」「効果が出ない」といった事態を防ぐためにも、自社の状況や目的に合ったシステムを選定することが重要です。
ここからは、車両管理システムの選定時に押さえておきたい主なポイントを解説します。
5-1. 自社の課題・目的に合った機能があるか
車両管理システムを選ぶ際は、車両管理において何を改善したいのかを明確にすることがまず重要です。例えば、事故防止を重視する場合は運転傾向分析や危険運転アラート機能、業務効率化を目的とする場合は日報自動作成やルート最適化機能などが求められます。
車両管理システムには多くの機能が搭載されていますが、すべてを活用できるとは限りません。機能が多すぎても使いこなせず、コストに見合わないケースもあります。そのため、自社の課題や運用体制を踏まえ、必要な機能を見極めたうえで優先順位を付けると良いでしょう。
5-2. システムの取り入れやすさやコスト面
車両管理システムの選定においては、導入のしやすさや操作性、費用面も重要な判断基準となります。
操作が複雑なシステムは現場に定着しにくく、結果として十分な効果を得られない可能性があります。管理者やドライバーが直感的に使えるかどうかを確認し、必要に応じてトライアルを活用すると良いでしょう。
また、初期費用や月額費用だけでなく、運用によって得られる効果も含めて費用対効果を検討することが重要です。短期的なコストだけでなく、業務効率化や事故削減などの長期的なメリットも踏まえ、自社にとって最適なシステムを選定することが求められます。
6. 煩雑化する車両管理はアウトソーシングもおすすめ
車両管理システムは業務効率の向上に有効な手段の1つですが、車両台数の増加や業務の複雑化、さらに業務の属人化などさまざまな要因によって、社内だけでの管理に限界を感じるケースもあります。
車両管理システムを導入した上で、さらなる業務負担の軽減を目指したいなら、アウトソーシングサービスの活用もおすすめです。
車両管理業務のアウトソーシングサービスでは、車両情報の管理や各種手続き、問い合わせ対応などを専門業者に委託でき、管理業務のさらなる負担軽減・属人化の防止につながります。加えて、専門業者が有する豊富なノウハウを活用することで、管理体制の見直しや業務の最適化も期待できるでしょう。
キムラユニティーでは、車両管理システム「KIBACO」のほか、アウトソーシングサービス「車両管理BPO」も提供しております。効率的で安定した車両管理を実現したい方は、ぜひ活用をご検討ください。
（リンク：キムラユニティー 車両管理BPO）
まとめ
リモートワークの普及により、社用車やシェアリングカー、マイカーなど多様な車両の利用が進み、車両管理はこれまで以上に複雑化しています。
情報の可視化や業務効率化、安全対策の強化が求められている近年、車両管理システムを導入する企業は増加傾向にあります。車両管理システムを導入することで、車両やドライバーの状況を一元管理でき、業務負担の軽減や事故防止、コストの適正化につながるでしょう。
また、より効率的かつ安定した車両管理を実現するためには、自社に合ったシステムの選定に加え、アウトソーシングの活用も有効です。
キムラユニティー株式会社では、クラウド型車両管理システム「KIBACO」と、車両管理業務を包括的に支援する「車両管理BPO」を提供しています。車両管理に関する課題を抱えている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
