社用車や営業車などの車両を保有する企業では、日々の運用において点検・整備や保険管理、使用状況の把握など、多岐にわたる管理業務が発生します。日々、適切に車両管理業務を行うことは、安全性の確保やトラブル防止の観点から欠かせません。
しかし、車両管理業務は台数の増加や拠点の分散に伴い煩雑になりやすく、手作業での管理には限界があります。管理の抜け漏れや情報共有の遅れが、事故や法令違反といったリスクにつながるケースも少なくありません。
そこで今回は、車両管理システムの基本的な概要から主な機能、導入メリット、選び方まで、効率的な車両管理を実現するためのポイントを分かりやすく解説します。
1. 車両管理システムとは？
車両管理システムとは、企業が保有する社用車やリース車に関する情報を一元的に管理し、運用の効率化や安全性の向上を図るためのシステムです。車両の基本情報に加え、点検・整備履歴、保険内容、契約情報、事故履歴など、車両管理に必要なさまざまな情報をまとめて管理できます。
企業における車両管理は、事故防止や法令遵守、コスト管理といった観点から重要性が高まっています。しかし、手作業での管理では情報の分散や更新漏れが発生しやすく、適切な管理体制を維持することが難しくなるケースも少なくありません。
車両管理システムを導入することで、運用に必要な各種情報を効率的に集約・可視化できるほか、運行状況や運転データの把握・分析も可能となります。結果として、安全対策の強化や業務効率の向上、車両運用の最適化につながる点が大きな特徴です。
2. 車両管理システムの主な機能
車両管理システムには、車両情報の管理から運行管理、安全対策まで幅広い機能が搭載されています。主な機能は、下記の通りです。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| (1) 車両情報の一元管理 | 車種・車検・点検・保険情報など、車両に関する基本情報をまとめて管理する機能 |
| (2) 車両稼働状況の管理 | 車両の稼働率や利用状況を可視化し、台数の最適化に役立てる機能 |
| (3) 車両位置の把握 | GPSによって車両の現在地をリアルタイムで特定する機能 |
| (4) 走行データの取得 | 走行ルート・距離・時間などの運行データを記録・管理する機能 |
| (5) 危険運転の検知・アラート | 急ブレーキや速度超過などを検知し、ドライバーや管理者に通知する機能 |
| (6) 運転傾向の分析・評価 | ドライバーごとの運転特性を分析し、安全運転指導に活用できる機能 |
| (7) 日報・月報の自動作成 | 走行データをもとに帳票を自動作成し、事務作業を効率化する機能 |
| (8) 運行ルートの最適化 | 複数の目的地に対して効率的な走行ルートを自動で算出する機能 |
| (9) アルコールチェック | 運転前後のアルコールチェックを記録・管理する機能 |
| (10) 運転免許証の管理 | ドライバーの運転免許証の有効期限を管理する機能 |
3. 車両管理システムを導入するメリット
車両管理システムを導入することで、業務効率の向上や安全対策の強化、コスト削減など、さまざまなメリットが得られます。
ここからは、車両管理システムを導入することで得られる主なメリット（効果）を4つ紹介します。
3-1. 車両管理業務の負担軽減
車両管理システムを導入することで、車両情報や運行状況、点検記録などを一元管理できるようになり、管理業務の効率化につながります。日報や月報の自動作成機能を活用すれば、これまで手作業で行っていた集計や報告の手間も削減可能です。
また、情報がリアルタイムで更新・共有されるため、担当者間の確認作業や連絡の手間も減り、業務全体のスピード向上にも寄与します。結果として、管理者・ドライバー双方の負担軽減と生産性向上が期待できます。
3-2. 事故防止など安全対策に役立つ
車両管理システムでは、走行データや運転傾向を可視化できるため、ドライバーごとの運転のクセや危険行動を把握しやすくなります。急ブレーキや速度超過などの危険運転を検知して通知する機能により、事故の未然防止にもつながります。
また、蓄積されたデータをもとに具体的な安全運転指導が可能となり、継続的な安全意識の向上にも寄与します。より専門的な安全対策を強化したい場合は、「キムラ交通安全センター」のようなサービスの活用も有効です。
（リンク：キムラ交通安全センター）
3-3. コスト削減につながる
車両の稼働状況や走行データを把握することで、無駄な運行や非効率なルートを見直しやすくなり、燃料費の削減につながります。また、適切なメンテナンスを実施することで、突発的な故障や修理費用の発生を抑えることも可能です。
さらに、車両の稼働率を可視化することで、過剰な保有台数の見直しや最適配置が行えるため、保険料や維持費の削減にも寄与します。「車両管理システムはコストがかかるのでは」と考える人も多くいますが、長期的に見ると、運用全体のコスト最適化が大いに期待できます。
3-4. 法令の遵守につながる
車両管理システムは、車検や点検の期限、運転記録、アルコールチェックなどの情報を一元管理できるため、法令遵守の徹底にも役立ちます。これらの管理を手作業で行う場合に比べ、記録漏れや対応遅れのリスクを大きく軽減できます。
また、万が一事故やトラブルが発生した場合でも、運行データや管理記録を証拠として活用できるため、適切な対応や責任の明確化にもつながります。コンプライアンス強化の観点からも、導入メリットは大きいと言えるでしょう。
4. 車両管理システムの選び方
車両管理システムは機能や料金、使い勝手がサービスごとに異なるため、自社の課題や目的に合ったものを選ぶことが重要です。導入前に「何を改善したいのか」を明確にしたうえで、複数のシステムを比較検討しましょう。
ここからは、車両管理システムを選ぶときに押さえておくべき3つのポイントを紹介します。
（リンク：KIBACO）
4-1. 機能面
車両管理システム選びにおいてまず確認すべきは、「必要な機能が備わっているかどうか」です。車両管理システムには、位置情報の取得や運転分析、日報作成などさまざまな機能がありますが、すべてが自社に必要とは限りません。
例えば、安全対策を重視する場合は危険運転アラートや運転傾向分析機能、業務効率化を目的とする場合はルート最適化や日報自動作成機能が重要になります。自社の課題や導入目的を整理したうえで、優先度の高い機能を満たしているかを確認することがポイントです。
4-2. 料金体系・費用対効果
車両管理システムの導入には、初期費用や月額利用料などのコストが発生します。料金体系はサービスによって異なり、デバイスの購入型・レンタル型などによっても費用構造が変わります。
そのため、単に価格の安さで判断するのではなく、業務効率化や事故削減、コスト削減といった効果を含めた「費用対効果」で検討することが重要です。導入後にどの程度の工数削減やコスト改善が見込めるかを具体的にイメージし、長期的な視点で判断しましょう。
4-3. 対応デバイスや操作性
システムを選ぶ際は、対応デバイスや操作性も重要な比較ポイントです。車両管理システムには、車載機器を取り付けるタイプやスマートフォンアプリで利用するタイプなどがあり、自社の車両や運用方法に適しているかを確認する必要があります。
また、実際に利用するドライバーや管理者が使いやすいかどうかも重要です。操作が複雑だと現場に定着せず、十分な効果を得られない可能性があります。無料トライアルなどをできる限り活用し、実際の使用感やサポート体制を確認したうえで選定すると安心です。
（リンク：KIBACO）
5. 更なる業務負担軽減にはアウトソーシングもおすすめ
車両管理システムの導入により業務の効率化は図れますが、管理業務そのものの負担が大きい場合には、アウトソーシングの活用も有効な選択肢です。
車両管理業務のアウトソーシングを活用することで、車両情報の管理や各種手続き、問い合わせ対応などを専門業者に一括で委託でき、管理業務の大幅な省力化が期待できます。
また、専門的なノウハウを有する外部の視点を取り入れられるため、業務プロセスの見直しや管理体制の最適化にもつながります。車両管理業務における属人化の防止や業務の可視化を進めたい場合にも効果的です。
より効率的かつ安定した車両管理体制を構築したい場合は、キムラユニティーの車両管理業務のアウトソーシングサービス「車両管理BPO」の活用も検討してみると良いでしょう。
（リンク：キムラユニティー 車両管理BPO）
まとめ
車両管理システムには、「エクセルの車両台帳をシステムに移管するだけ」といったイメージをもつ人も多くいます。しかし、実際には管理業務の工数削減に加え、車両情報の精度向上や事故防止など、多方面での効果が期待できます。
車両管理の効率化や安全対策、コスト管理などに課題を感じている場合は、車両管理システムの導入を検討することで、さまざまな課題の解決につながる可能性があります。
キムラユニティー株式会社では、クラウド型車両管理システム「KIBACO」と、車両管理業務のアウトソーシングサービス「車両管理BPO」を提供しています。車両管理全般に関する課題を抱えている方は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。
