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BPOを検討する上での「3つのポイント」

2015年2月25日

BPOとは

 BPOとは、「Business Process Outsourcing(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)」の略で、企業における間接部門の業務を外部に委託するサービスを指します。どの企業にも必要となる、人事・総務・経理部門の業務を代行するサービスだけでなく、最近ではソフトウェア開発等に代表されるような専門性の高いサービスを提供する例も増えてきています。

以前は、「ローコストオペレーションを構築するための手段」として捉えられる傾向が多かったようですが、最近では、「専門的なノウハウを外部調達し、品質の高い業務を構築するための手段」として活用される企業が多くなってきているようです。

BPOを検討する上での「3つのポイント」

 企業がBPOを検討する上でのポイントには、どのようなものがあるのでしょうか。注意しなければならない「3つのポイント」をまとめてみました。

1.業務見直しの視点を持つ

 BPOを実施する上では、「対象となる業務の意味合い(目的)を理解した上で、業務手順を整理する」ことが重要です。すなわち、その業務の目的を達成する過程において、業務手順をシンプルにできるかがポイントとなります。業務の見直しを行うことで、業務委託者、業務受託者間のやりとりが簡素化され、効率的な業務運営が実現します。
 日常業務の中でイメージしやすい事例としては、「担当者間の引継ぎ」があります。企業に勤められた方であれば、誰でも経験したことがあり、新入社員の方でも、配属後すぐに経験される業務であると思います。
 担当者間の引継ぎを行う際のパターンを考えてみると、次のようなケースに分類できます。

(a)業務の手順を理解し、そのまま引き継ぐ

業務をそのまま引き継ぐ

(b)業務の目的を理解し、手順を整理した上で引き継ぐ

手順を整理して引き継ぐ

 新入社員であれば、「そのまま引き継ぐ」ことで精一杯でしょうが、社会に出て数年経過している社員であれば、「目的を理解した上で、業務を引き継ぐ」ことが求められます。BPOを行う上においても、同様の事が言えます。

2.BPOの対象領域を明確にする

 RFPを発行し、アウトソーシングに必要となる要件を確定します。RFPとは、「Request For Proposal(リクエスト・フォー・プロポーザル)」の略で、提案要求書を意味しています。業務を委託する側の要件を明らかにすることで、業務代行開始後の業務受託者とのトラブルを抑制し、円滑な業務運営を行うことが可能になります。 RFPに記載する内容(例)は下記の通りです。

  • RFPに記載する内容(例)
    • 取り組みの目的
    • 会社概要(アウトソーシング企業の概要)
    • 対象業務範囲
    • 業務移行方法、業務運用方法
    • サポート機能(システム、フォロー体制等)
    • 費用
    • 契約形態


 RFPは、どれくらいのアウトソーサーに対して発行すれば良いのでしょうか。
 一般的には、3社から5社のアウトソーサーに対して発行することが良いと言われています。あまり多くのアウトソーサーに対して提案依頼をかけてしまうと、選定作業に時間を要してしまうだけでなく、最悪の場合、業者を絞り込むことが難しくなり、BPO検討作業が頓挫してしまうケースも想定されるためです。

3.信頼できるアウトソーサーを選ぶ

 アウトソーサーを選択する際、「コスト」「品質」「生産性」等、様々な視点で評価する必要があるかと思います。どの評価項目を優先させるのか、導入する企業によって重きを置くポイントは異なると思います。 そもそも、BPOアウトソーサーはどのような種類があるのでしょうか。主に、「一般事務アウトソーサー」「専業アウトソーサー」の2つに分類することができます。それぞれのアウトソーサーを採用する、メリット、デメリットは下表の通りです。

一般事務アウトソーサー専業アウトソーサー
メリット 業務代行領域が広いため、企業の管理部門が必要となる機能について、一括で委託することが可能
専門サービスが提供可能なプラットフォームを保有しているため、高品質なサービスの提供が可能
デメリット 業務代行領域が広い分、専門知識が不足するケースが想定され、課題解決までの時間を要するケースがある 専門分野に特化した業務代行領域となるため、全ての業務領域を委託することが不可能

 前述のポイント①(業務見直しの視点)を考えた場合、専門家としての知見を活かすことできる「専業アウトソーサー」の方が、効率的な業務運営を実現できる可能性が高いと言えます。
 ただBPOは、「業務設計~業務移管~業務代行」といったプロセスの中で、アウトソーサーとなる企業と長期に渡ってお付き合いする必要が出てきます。 上記のような比較も必要ですが、最も大切なことは、「その会社が信用できるか?」「その担当者の提案力や対応はどうか?」ということだと思います。 「信頼できる企業間の紹介」や、「導入企業の生の声」など、様々な情報を活用しながら、検討を進めてみてはいかがでしょうか。

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